Archivace dokumentů musí být efektivní

V průběhu fungování každé firmy vždy vzniká celá řada dokumentů a dokladů, které je třeba pro různé účely uchovávat. Obvykle se jedná o daňové doklady k přijatým i vydaným platbám, smlouvy nebo personální dokumentaci.

Ze zákonných důvodů je třeba uchovávat především účetní doklady. Začátkem roku se tak vždy nahromadí velká spousta faktur i jiných dokladů, které potřebujeme k úspěšnému vytvoření účetní závěrky a poté k podání daňového přiznání. Pak jsou však již tyto listiny nepotřebné, ale zlikvidovat je nelze. Na řadu tak postupně přichází archivační krabice a celá řada dalších způsobů.

Archivovat můžeme různými způsoby

Často se stává, že některé z dokumentů i z dřívějších let stále potřebujeme, proto je vhodné vše ukládat podle četnosti užívání. Nejčastěji jsou používány tyto archivační metody:

• Pořadač: klasický kancelářský šanon umožňuje uspořádat dokumenty v papírové podobě dle vašeho logického uvážení. Dokumenty snadno založíte pomocí euroobalu a v případě potřeby s takto uloženými dokumenty můžete kdykoliv jednoduše pracovat. Díky široké nabídce typů i barev pak můžete vše sladit s vaší kanceláří.

• Archivační boxy: ty dokáží pojmout nejen velké množství dokumentů, ale také do nich uložíte již uspořádané šanony. Tyto krabice slouží k dlouhodobé archivaci a chrání vnitřní obsah před přístupem slunečního svitu i proti vnějším vlivům. Jejich velkou výhodou je také skladnost a cenová dostupnost.

• Elektronická archivace: pokud převedete své dokumenty do elektronické podoby, můžete ušetřit část nákladů na jejich skladování. Takto uchované listiny nikdy neztratí svou barvu ani čitelnost. Pokud ale nechcete dávat dokumenty do krabice či šanonu, připravte si poměrně velké množství času. Převedení listin do elektronické podoby je totiž poměrně zdlouhavé, je vhodné tedy jen pro dokumenty, u kterých z důvodu častého používání hrozí jejich poškození.